Årsmøte

Årsmøte er organisasjonens øverste organ. Alle medlemmene har møterett, talerett og stemmerett. Det betyr at årsmøtet kan ta avgjørelser i alle spørsmål som angår foreningen.

Årsmøtet kan ha forskjellig navn: generalforsamling, landsmøtet, representantskapsmøte, riksmøte, for å nevne noen. På årsmøte behandles årsrapport, regnskap, budsjett og det holdes valg. I vedtektene skal det stå hvor ofte årsmøtet skal holdes, tidsfrist for innkalling og hvordan medlemmene skal behandle forslag på årsmøtet.

Under møtet skal medlemmer få mulighet til å stille spørsmål om prioriteringene styret har gjort. Det er lurt å diskutere arbeidet man har gjort i plenum for å kunne gjøre en enda bedre jobb neste år.

For at det skal bli så nøyaktig som mulig lønner det seg å være to eller tre som skriver referat (enten samtidig eller dele det opp). De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.

Innkalling og saksliste

Styret er ansvarlig for å sende ut innkalling og saksliste i god tid, samt finne egnede lokaler ved fysisk møte. Hvis møtet skal holdes digitalt må dere sørge for å ha en pålitelig plattform som er tilgjengelig for alle (Se Digital drift).

Innkomne saker

Medlemmer kan sende inn saker som de ønsker skal tas opp på årsmøtet. Det må skje innen en viss frist som står i vedtektene. Styret behandler deretter saken og innstiller om forslaget skal vedtas.

Saksdokumenter

Informasjon om sakene som skal diskuteres kalles saksdokumenter. De skal sendes sammen med innkallingen slik at medlemmene har mulighet til å forberede seg før møtet. Det er lurt å ha en frist for utsendelse av saksdokumenter i vedtektene.

Digitale årsmøter

Det er styrets oppgave å avgjøre hvordan årsmøtet skal holdes, og deres plikt å følge opp organisasjonen mellom to årsmøter.

Hvis dere beslutter å avholde et digitalt årsmøte er det flere plattformer som tilbyr gode muligheter for dette. Bruk litt tid på å undersøke hva som best lar seg gjennomføre med deres medlemmer.

Eksempler på digitale plattformer:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Hangouts
• OBOS Digitale årsmøter
• Go Plenum (LNU)

Sjekkliste

• Sjekk om vedtektene sier noe om gjennomføring av årsmøte. Med mindre noe annet står kan man åpne for digitalt årsmøte.
• Husk å planlegg for tilrettelegging. En forutsetning er at medlemmene har tilgang til tekniske hjelpemidler og har kompetanse til å bruke disse. Les mer om digitale arrangementer her
• Innkalling og agenda må være i henhold til foreningens vedtekter. Det er viktig at det elektroniske årsmøtet godkjenner innkallingen ved alminnelig flertall.